مدیریت یکپارچگی پروژه

مهم ترین وظایفی که مدیر پروژه برای حصول اطمینان از یکپارچگی مراحل به عهده دارد، به طور خلاصه عبارت اند از:

• تعیین ملزومات پروژه
• برنامه ریزی برای مراحل مختلف کار
• مدیریت تیم برای رسیدن به هدف
• بودجه بندی و تعیین هزینه ی نهایی هر مرحله از پروژه
• اثبات تحقق پیدا کردن هدف نهایی

پس ازاینکه فرضیات اولیه، محدودیت ها و تأثیرات کار مشخص شدند، مدیریت یکپارچگی پروژه با فرایندهای زیر تعریف می شود:

1- توسعه ی منشور پروژه:
منشور پروژه سندی است که مجوز رسمی یک پروژه را صادر می کند و به رهبر تیم یا مدیر پروژه اجازه می دهد از منابع انسانی و تولیدی، برای تکمیل پروسه ها استفاده کند. یکی از فواید مهم منشور پروژه، این است که مرزهای شروع پروژه و محدوده ی آن را به خوبی مشخص می کند و درعین حال، مدیر را به اجرای وظایفش متعهد می کند.

• ورودی ها:

1. بیانیه ی کار پروژه
2. وضعیت کسب وکار
3. موافقت نامه ها
4. عوامل محیطی و سازمانی
5. دارایی های فرایندی سازمان

• ابزارها و تکنیک ها:

1. قضاوت کارشناسی
2. تکنیک های تسهیل سازی

2- توسعه ی برنامه ی پروژه:
توسعه ی برنامه ی پروژه، فرایند تعریف، آماده سازی و هماهنگی تمام برنامه ها و مراحل فرعی و یکپارچه کردن آن ها در برنامه ی جامعه مدیریت پروژه است. برنامه ی پروژه سندی است که چگونگی اجرا، ادامه، کنترل و اختتام پروژه را شرح می دهد. محتوای برنامه ی پروژه بسته به گستره ی کاربرد و سطح اهمیت آن، تغییر می کند. مهم ترین مزیت برنامه ی پروژه، این است که یک سند مرکزی در اختیار ما می گذارد که در آن مبنای تمامی کارها تعریف شده است.

• ورودی ها:

1. منشور پروژه (محدوده، الزامات، زمان بندی، هزینه، کیفیت)
2. خروجی فرایندهای دیگر
3. عوامل محیطی (استانداردهای صنعت، گستره پروژه در بازار، دستگاه های اطلاعات مدیریت پروژه، فرهنگ و ساختار سازمانی، زیرساخت ها، تغییرات)
4. سرمایه های فرایندی سازمان (دستورالعمل های کاری، معیارهای ارزیابی، فایل پروژه های گذشته، ابزارهای جلوگیری از ریسک، استانداردها و سیاست های سازمان، منابع انسانی)

• ابزارها و تکنیک ها:

1. مهارت های مدیریتی
2. دانش و مهارت مربوط به محصول
3. سیستم تصویب کار
4. تکنیک های تسهیل سازی
5. جلسات بازنگری

3- هدایت و کنترل مراحل اجرایی:
کارهایی که در برنامه ی مدیریت پروژه تدوین شده است، با هدف دستیابی به محصولات و خدمات نهایی، به اجرا درمی آیند. مدیر پروژه به همراه تیمش فعالیت های برنامه ریزی شده را اجرا و هدایت می کند. درصورتی که اتفاق غیر مترقبه ای رخ دهد، مدیر باید راهکاری برای آن بیابد و با اقدامات مناسب، دوباره پروسه ها را به مسیر اصلی برگرداند.

در طول اجرای پروژه، همه ی داده ها از همه ی پروسه ها جمع آوری و مستند می شوند تا بعداً در اختیار مالکان پروژه قرار بگیرند. مهم ترین فعالیت های هدایت و کنترل عبارت اند از:

• دریافت منابع مورد نیاز
• تعیین وظیفه ی هر یک از اعضای تیم
• آموزش و مدیریت اعضای تیم
• پیاده سازی استانداردهای تصویب شده
• مدیریت شبکه های ارتباطی درون تیمی یا خارج سازمانی
• کنترل تغییرات در محدوده ی پروژه
• مدیریت ریسک و اقدامات مربوط به آن
• مدیریت زنجیره ی تأمین
• تعامل و ارتباط با ذی نفعان و مالکان پروژه
• مستندسازی اطلاعات (شکست ها، پیشرفت ها، فرایند بهبود)

4- نظارت و کنترل کار پروژه:
گرچه همه ی مراحل و حوزه های پروژه، تحت نظارت و کنترل قرار دارند؛ ولی در این مرحله، پروسه ی پیگیری، بازبینی و گزارش های پیشرفت عملکردهایی که در راستای رسیدن به اهداف نهایی صورت می گیرند، کامل می شود. نظارت مداوم باعث می شود تیم از صحت رویکردها و رویه ها مطمئن شود. به این ترتیب اگر نقاط ضعفی در اجرای برنامه ها دیده شود یا برخی از حوزه ها به توجه و انرژی بیشتری نیاز داشته باشد، مدیر پروژه با یک برنامه ریزی مجدد یا اصلاحی، مشکلات را رفع می کند. یکی از مهم ترین مزایای فرایند نظارت و کنترل کار، این است که باعث می شود مالکان پروژه درک بهتری از وضعیت فعلی، تدبیرها و اقدامات و همچنین تصمیمات بودجه و زمان بندی به دست آورند.

• ورودی ها:

1. برنامه مدیریت پروژه
2. پیش بینی های زمان بندی
3. پیش بینی های هزینه
4. فاکتورهای محیطی و سازمانی
5. دارایی های فرایندی سازمان

• خروجی ها:

1. تغییرات مورد نیاز
2. گزارش های اجرای کار
3. به روزرسانی برنامه ی مدیریت
4. به روزرسانی اسناد پروژه

5- کنترل یکپارچه تغییرات:
تمامی درخواست های تغییر یا اصلاحات اسناد و برنامه های پروژه، مورد بازبینی قرار می گیرد و متصدیان پروژه، یا تغییرات را تصویب یا مخالفت خود را اعلام می کنند. مزیت عمده ی این مرحله، آن است که تغییرات اعمال شده در پروسه های مختلف، به صورت یکپارچه مدنظر قرار می گیرند و این امر به کاهش ریسک منجر می شود. چراکه اغلب اوقات تغییرات مداوم و کنترل نشده، ریسک پروژه ها را تا حد زیادی بالا می برد.

فرایند کنترل یکپارچه تغییرات، همه ی مراحل را پوشش می دهد و مدیر پروژه به عنوان مسئول اول، باید به تمام مالکان و ذی نفعان پاسخگو باشد. گاهی اوقات تشکیل یک کمیته ی کنترل تغییرات به مدیر کمک می کند اسناد مورد نیاز را با اعتبار و دقت بیشتری تنظیم کند. مراحل فرایند کنترل یکپارچه عبارت اند از شناسایی، درخواست، ارزیابی، تصویب، به روزرسانی برنامه، اطلاع رسانی، اجرا.

6- خاتمه پروژه یا فاز:
تمامی فعالیت های تیم را در پروسه های مختلف، تکمیل می کند تا پروژه رسماً به پایان برسد. هنگامی که پروژه خاتمه یافت، مدیر پروژه تمام داده های مراحل قبل را موردبازنگری قرار می دهد. سپس تمامی منابع، تسهیلات و تدارکاتی که باقی مانده اند، به متصدیان و مالکان بازگردانده می شوند. موفقیت یا شکست پروژه ارزیابی می شود و نیروهای انسانی مرخص می شوند تا به پروژه یا وظیفه ی دیگری مشغول شوند.